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ISO内部監査(活用編)

形式的な監査

形式的な内部監査とはどのようなものでしょうか。下記はそのような例です。

 

  • 質問はチェックリストを読み上げる
  • 分かりきった内容を質問。

例1:品質方針は決まってますか

例2:是正処置は文書化されていますか

  • 適合・不適合の判定欄だけチェック。監査証拠が書かれていない
  • 監査で手書きのメモをワープロソフトで再度入力する
  • その他いろいろ

 

一言でいえば、”おざなり”、”事務的”な内部監査といえましょう。

監査文書(例えばチェックリスト)は見た目は良いのですが、内容がありません。

 

なによりもマネジメントシステムの改善すべき問題点が見えてきません。

 

(原因と対策)

 

内部監査の手順が、システム運用の実状に対して見直しをされていないためです。

 

多くの企業では、ISO導入段階で内部監査員養成研修で覚えたやり方で内部監査を行います。

しかし養成研修では監査経験のない方々を対象にしています。また研修での監査のやり方は

一般的な内容であり、これからISO9001を構築する企業向けになっています。

 

外部研修ではケーススタディー方式が主流であり、受講企業に必ずしも適していないかもしれません。

そのようなやり方を、続けていくのはISO導入段階では仕方ないとしても無理があります。

 

形式的な監査を改善するには以下のような対策が考えられます。

 

1. 内部監査の成果を明らかにする

 

内部監査の成果は、システムの問題点を明らかにし、改善情報をアウトプットすることにあります。

見やすいチェックリストの作成ではありません。

内部監査での成果はなにかを関係者で話し合うことです。

 

2. 内部監査手順を見直す

 

管理責任者、事務局、内部監査員など関係者全員での見直しが望ましいでしょう。

 

内部監査の成果を考えて、多数の意見、提案を得るように努めるべきです。

対立意見や少数意見も尊重しましょう。

見直しは、問題の共有化と意思決定のプロセスなのです。

 

3. 監査作業文書を見直す

 

監査で使用されるチェックリストなどの作業文書を見直します。

 

ISO9001の運用実績のある企業では、質問形式のチェックリストではなく

より応用のきくチェックリストが望ましいでしょう。

「どのようなチェックリストにするか」については、内部監査員の力量と関係します。

詳細は、ISO内部監査(力量向上編)での「(3) チェックリストは自力で」をご覧ください。

 

確認すべきルールやパフォーマンスの情報(例えば品質目標の達成状況)を書いておくのが役立ちます。内部監査員が必ず記入すべき情報をはっきりさせることがポイントです。