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ISO内部監査(活用編)

いつも同じ指摘

内部監査での指摘事項が、いつも同じ事象であることです。

 

よく見られるのは文書管理や製品の識別に関する指摘です。以下はその例です。

 

例1:○△規定書の承認印がない

例2:××不良品の識別がない

 

確認してすぐわかる事象が多いのが特徴です。

内部監査の多くの実績がある企業でも、このような状況が放置されている場合があります。

 

極端なケースでは、過去数年分の内部監査の指摘のほとんどが文書管理に関わるものでした。

 

内部監査での偏った指摘傾向は是正していくべきです。

この問題は内部監査を数年以上実施している企業に当てはまります。

ISO認証を取得して間もない企業は、まずは指摘を増やすことに努力するのが良いでしょう。

 

 

(原因と対策)

 

原因のひとつは、内部監査員がわかる事象だけをチェックしていることにあります。

つまり監査の視点がいつも同じなのです。

品質文書だけを注目していれば、文書管理に関わる指摘が多いのは当然です。

 

また内部監査の効果的な分析が実施されていないのも原因のひとつです。

 

この問題の対策は、データ分析と監査員の力量の向上が中心となります。

 

1. データ分析の実施

 

内部監査での過去の指摘事項をまず分析してみることです。

思わぬ発見があるかもしれません。

要求事項と内部監査員で層別して分析することは有用です。

 

指摘の多い要求事項とそうでない要求事項、各内部監査員の指摘の特徴などは自社の

内部監査の改善ポイントを教えてくれます。

 

2. 現象から原因へ

 

内部監査で事象を確認するだけではなく、事象が発生した原因に踏み込んで監査を行うことです。

文書に承認印がないという事象は、多くの原因が予想されます。

たとえば、承認者が不在のとき、だれが代行者なのか決めていなかったかも知れません。

この場合、指摘は文書管理ではなく他の要求事項(例えば5.5.1 責任及び権限)になるかもしれません。

 

事象の原因に関する情報を入手し効果的な指摘とするのは内部監査員の力量に依存します。

このような力量向上には継続的な教育訓練、経験を必要とします。

 

内部監査員は、不適合の事象を確認した場合、被監査者に次の質問を心がけてください。

 

なぜこのようなことが起きたのですか?

 

効果的な監査は問題の事象を確認してから始まるのです。