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ISO内部監査(力量向上編)

(5)指摘のパターン化がコツ

内部監査での指摘の記述を改善すべき企業が多いように感じます。

具体的な問題としては下記のようです。

 

● 該当する要求事項がわからない

● 不適合なのに確認した証拠が不明

● 記述が冗長、あいまい

● 事実なのか推定なのか不明

● 不適合なのに改善提言としている

● 改善提言なのに不適合としている

● 単なる感想を指摘としている

 

当人はわかっていても第三者には首をかしげる記述が多いのです。

 

分かりやすい表現で正確に記述できることは内部監査員の重要なスキルです。

しかし文章作成の能力は、個人差がおおきく教育訓練は容易ではありません。

 

内部監査員の力量向上のためには、指摘のパターン化が効果的な方法です。

指摘のパターン化とは、指摘のひな型に沿って書いていくのです。

ひな型は、あらかじめ用意しておきます。 

 

未経験の文書(例えば始末書)を作成する必要にせまられたとき人はどうするでしょうか。

文書作成のノウハウ本での文例をみながら、その文例を修正するのではないでしょうか。

この文例にあたるのが指摘のひな型というわけです。

 

ひな型に沿って記述することで、自然に正確で分かりやすい記述が身に付きます。

 

参考として軽微不適合のひな型で必ず記述すべき項目を示します。

 

● 要求事項 :ISO9001規格の箇条番号(例:8.2.4)と要求事項の内容

       (又は品質マニュアル、規定書などで決められたルール)

● 事実   :見出した事象

● 客観的証拠:事実を裏付ける証拠(例:出荷検査報告書 No.1234)

 

内部監査員は必ず各項目は記述しなければなりません。

たとえば、軽微不適合と思えても、該当する要求事項が書けなければ軽微不適合にはできません。

その結果、改善提言なのに不適合とする誤りを防止できます。

 

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